PL
FAQ — kancelarie prawne
Odpowiedzi na pytania, które słyszymy najczęściej od właścicieli i partnerów kancelarii prawnych.
Opłata wdrożeniowa wynosi 30 000 PLN netto, plus 1 500 PLN miesięcznie za utrzymanie, monitoring i wsparcie. Cena dotyczy kancelarii do 20 osób. Większe firmy otrzymują wycenę indywidualną.
Przed wdrożeniem można zamówić audyt „Rentgen Telefoniczny Kancelarii" (3 000–4 000 PLN), którego koszt jest zaliczany na poczet wdrożenia.
W scenariuszu ostrożnym — w ciągu 30–45 dni od uruchomienia. System zaczyna odzyskiwać utracone leady od pierwszego dnia działania, a koszt wdrożenia stanowi ułamek rocznych strat wynikających z nieodebranych połączeń.
Dla kancelarii 5-osobowej ze średnią wartością sprawy 6 000 PLN — ostrożny scenariusz to ponad 360 000 PLN utraconych przychodów rocznie. Realistyczny: ponad 1 000 000 PLN.
Sekretariat jest niezbędny, ale nie rozwiązuje trzech problemów: połączeń po godzinach pracy, sytuacji gdy sekretariat obsługuje innego klienta, oraz rozpraw i spotkań blokujących wszystkich prawników jednocześnie.
System działa jako warstwa bezpieczeństwa — przejmuje dokładnie te połączenia, których ludzie fizycznie nie są w stanie odebrać.
Wręcz przeciwnie. Klient, który nie dodzwonił się do kancelarii, ma dwie opcje: zadzwonić gdzie indziej albo otrzymać od Ciebie wiadomość w ciągu minuty z konkretną propozycją — opisz sprawę, zarezerwuj termin, opłać konsultację.
To sygnał profesjonalizmu, nie automatyzacji. Alternatywą jest cisza — i utrata klienta na rzecz konkurencji.
Wdrożenie trwa 3–4 tygodnie. Po stronie kancelarii wymaga łącznie 2–3 godzin zaangażowania: jedno spotkanie konfiguracyjne, wskazanie godzin pracy i dostępności prawników oraz krótkie szkolenie zespołu.
Resztę — łącznie z konfiguracją routingu, przeniesieniem numeru i uruchomieniem SMS-ów — realizujemy po naszej stronie.
System jest zaprojektowany dla kancelarii od 2 do 20 osób. W jednoosobowych kancelariach problem nieodebranych jest jeszcze większy, ale skala przychodów może nie uzasadniać pełnego wdrożenia — w takich przypadkach rekomendujemy zacząć od audytu.
Kancelarie powyżej 20 osób otrzymują wycenę indywidualną.
Technologia
Jedna rzecz: główny numer kancelarii (ten ze strony, z wizytówek, z Google Maps) zostaje podpięty pod programowalną platformę telefoniczną w chmurze. To ten numer staje się „inteligentny" — potrafi kierować połączenia, reagować na nieodebrane i wysyłać SMS-y.
Jeśli kancelaria ma już własny system VoIP — integrujemy się z nim. Jeśli nie — rekomendujemy Twilio: globalną platformę telekomunikacyjną, z której korzystają tysiące firm na świecie. Konfiguracja po naszej stronie.
Cała reszta infrastruktury zostaje bez zmian: komórki prawników, numer sekretariatu, telefony biurowe — wszystko działa dokładnie tak jak dotychczas. Prawnicy nie instalują żadnych aplikacji, nie zmieniają operatorów, nie uczą się nowych narzędzi.
Klient dzwoni pod główny numer kancelarii. System odbiera połączenie i w ułamku sekundy sprawdza w kalendarzach, kto jest dostępny. Następnie dzwoni na komórkę wybranego prawnika — tak jak zwykłe połączenie przychodzące. Prawnik widzi na ekranie, że ktoś dzwoni, i odbiera.
Jeśli nie odbierze w ciągu 15 sekund, system próbuje kolejną osobę z kaskady: inny prawnik → sekretariat → partner. Jeśli nikt nie odbierze — w ciągu 60 sekund klient otrzymuje SMS z linkiem do rezerwacji.
Z perspektywy prawnika: telefon dzwoni tak samo jak zawsze. Z perspektywy klienta: dalej dzwoni pod ten sam numer co zawsze.
Nie. Numer główny pozostaje ten sam — przenosimy go (tzw. portowanie) do platformy chmurowej. Klienci dalej dzwonią pod ten sam numer. Różnica jest wyłącznie po stronie infrastruktury, niewidoczna dla dzwoniącego.
Numery komórkowe prawników nie są w żaden sposób przenoszone ani modyfikowane.
Platforma chmurowa obsługuje jeden numer kancelarii i rozlicza się za faktyczne użycie: połączenia przychodzące (grosze za minutę), przekierowania na komórki prawników (kilkanaście groszy za minutę, ale krótkie — albo ktoś odbierze w 15 sekund, albo system przeskakuje dalej), plus SMS-y po nieodebranych (kilkanaście groszy za SMS).
Dla typowej kancelarii 5-osobowej łączny koszt technologii telekomunikacyjnej to 300–500 PLN miesięcznie. Połączenia wychodzące do klientów nie przechodzą przez ten system — prawnicy dzwonią ze swoich komórek, na swoich abonamentach, jak dotychczas.
Tak — i to jest jedna z rzeczy, które kancelarie doceniają dopiero po wdrożeniu. Platforma chmurowa to fundament, na którym można budować kolejne usprawnienia bez ponownych zmian w infrastrukturze. Przykłady tego, co staje się możliwe:
Pełna historia połączeń z każdym klientem — kto dzwonił, kiedy, ile razy, czy sprawa została obsłużona. Automatyczne raporty: ile połączeń obsłużonych, ile uratowanych przez SMS, ile utraconych i dlaczego. Integracja z kalendarzem i CRM — dane o połączeniach trafiają automatycznie do systemu, z którego kancelaria już korzysta.
To jest też rozwiązanie na przyszłość. Tradycyjna telefonia stacjonarna nie będzie rozwijana — operatorzy wygaszają linie analogowe na rzecz telefonii internetowej. Przechodząc teraz, kancelaria zyskuje nie tylko system ratujący połączenia, ale też nowoczesną infrastrukturę, która będzie skalować się razem z firmą.
System przetwarza wyłącznie dane niezbędne do obsługi połączeń: numer telefonu, treść formularza i dane rezerwacji. Nie nagrywa rozmów, nie przechowuje danych na serwerach poza UE.
Kancelaria pozostaje administratorem danych, a przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy powierzenia zgodnej z RODO.
Nie. Nie logujemy się do systemów kancelarii, nie mamy dostępu do poczty, dokumentów ani danych klientów.
System łączy się z kalendarzem wyłącznie przez bezpieczny klucz (token), który kancelaria generuje samodzielnie i może w każdej chwili odwołać — jednym kliknięciem, bez naszego udziału. To ten sam mechanizm, z którego korzystają banki i instytucje finansowe do bezpiecznego łączenia systemów.
Kancelaria zachowuje pełną kontrolę: decyduje, jakie dane udostępnia, i w każdym momencie może połączenie wyłączyć. Projektujemy system tak, żeby nigdy nie wymagał przekazania nam więcej, niż jest to absolutnie konieczne do działania usługi.
Gwarantujemy spadek liczby traconych połączeń o co najmniej 50% w ciągu pierwszych 60 dni od uruchomienia. Bazę ustalamy wspólnie podczas audytu na podstawie danych z Twojej centrali telefonicznej. Pomiar po wdrożeniu jest automatyczny.
Jeśli próg nie zostanie osiągnięty — pełna diagnostyka i optymalizacja bez dodatkowych kosztów, aż do momentu, gdy system osiągnie gwarantowaną skuteczność.
Napisz lub umów bezpłatną 30-minutową rozmowę diagnostyczną. Odpowiem na wszystko, co Cię blokuje przed decyzją.
Napisz do mnie